Ochrana osobních údajů

1. Obecné požadavky na zpracování údajů

1.1. Zpracování údajů znamená sběr, nahrávání, uspořádání, uložení, změny, zveřejnění, dotazování a výňatky z nich, používání, předávání, křížové použití, předání nebo poskytnutí přístupu třetím stranám, propojení, uzavření, vymazání nebo zničení údajů nebo několik výše zmíněných operací, bez ohledu na způsob využití prostředků.

1.2. Investiční společnost musí sestavit seznam a dokumentaci prostředků použitých při zpracování údajů a musí vést záznamy o zpracování údajů. Seznam prostředků použitých při zpracování údajů musí obsahovat jméno, typ a počet zařízení a název výrobce zařízení; název a číslo licence použitého softwaru a název výrobce softwaru; umístění dokumentace použitého softwaru.

1.3. Osoby zapojené do zpracování údajů zpracovávají údaje pouze za oprávněnými účely dle stanovených podmínek a v souladu s obdrženými nařízeními a instrukcemi. Tyto osoby musí zachovat důvěrnost údajů,s kterými pracují a které nejsou určeny pro veřejnost. Tento požadavek zachování důvěrnosti platí i po ukončení zaměstnaneckých vztahů s investiční společností.

1.4. Neoprávněné zpracování údajů (včetně nahrání, změny, smazání, čtení, kopírování, přenos), neoprávněná přeprava záznamů a jakékoliv další neoprávněné použití údajů (nepředepsaných jako úřední povinnost) je zakázána.

1.5. Přiměřená bezpečnostní opatření, včetně šifrování údajů, pokud je to nezbytné, budou provedena při přenosu údajů prostřednictvím datových komunikačních zařízení nebo při přepravě záznamů.

1.6. Každý uživatel databáze bude mít osobní ověřovací údaje, což mu umožní používat databázi. Přístupové heslo do elektronické databáze bude změněno alespoň jednou čtvrtletně. Použití jakýchkoliv prostředků automatického vstupu pomocí hesel je zakázáno. Uživatel systému pro zpracování údajů nemá přístup k údajům a k funkcím, které nejsou požadovány pro oprávněné zpracování údajů.

1.7. Investiční společnost zavede adekvátní a dostatečná opatření, aby zajistila zanechání stopy o zpracování každého údaje, což by mohlo následně umožnit identifikaci osoby, která vykonala operaci, povahu a čas operace a jakákoliv další fakta, včetně kdy, kdo a jaké údaje byly zaznamenány, změněny nebo smazány nebo kdy, kdo a k jakým údajům měl přístup v systému zpracování údajů, stejně jako informace o předávání údajů. Možnost obnovení obsahu údajů před změnou je možná po jakékoliv provedené změně v údajích nebo dokumentech.

1.8. Manažer nebo zaměstnanec investiční společnosti spoléhá na to, že jsou předložené údaje osob správné. Manažer nebo zaměstnanec investiční společnosti čas od času ověřuje přesnost údajů v databázích a to tak, že požádá o údaje, které jsou předmětem kontroly a pokud je to nezbytné, učiní opravy nebo potvrdí správnost údajů.

1.9. Všechny neúplné nebo nesprávné údaje, o kterých manažer nebo zaměstnanec investiční společnosti ví, musí být skryty a jakákoliv nezbytná opatření, jako je oprava údajů, musí být provedena ihned. Na základě žádosti opraví manažer nebo zaměstnanec investiční společnosti jakékoliv nesprávné údaje v databázi, pokud subjekt údajů upozorní manažera nebo zaměstnance investiční společnosti na nepřesnosti údajů a předloží správné údaje; nesprávné údaje jsou uloženy společně se správnými údaji a s poznámkou ohledně období, v kterém byly nesprávné údaje použity.

1.10. Jestliže je přesnost údajů v rozporu, zpochybněné údaje musí být skryty, dokud neobdržíme potvrzení přesnosti údajů nebo neobdržíme správné údaje. Třetí osoby, které poskytly nebo obdržely údaje, musí být ihned informovány o jakýchkoliv opravách v údajích, pokud je to technicky proveditelné a nevede tento krok k nepřiměřeným výdajům.

1.11. Automatické kroky systému pro zpracování údajů bez účasti subjektu údajů jsou přípustné pouze za podmínek a dle postupů stanovených zákonem.

2. Práva subjektu údajů

2.1. Subjekt údajů má právo kdykoliv odvolat souhlas se zpracováním osobních údajů, v takovém případě investiční společnost přestane do odpovídajícího rozsahu údaje zpracovávat.

2.2. Každá osoba má přístup k údajům, které se jí týkají, ledaže je toto právo omezeno zákonem. Rozhodnutí o udělení nebo odebrání přístupu k údajům a vydávání kopií údajů musí být prováděno výkonným manažerem investiční společnosti.

2.3. Na základě žádosti subjektu údajů sdělí investiční společnost subjektu údaje, která jsou o něm/ní dostupné v databázi a zdroje takových údajů, účel zpracování údajů a jakékoliv třetí strany nebo kategorie třetích stran, které obdržely oprávnění pro přenos údajů, stejně jako další fakta, které je majitel (zpracovatel) databáze povinen subjektu sdělit, ledaže je právo subjektu získávat informace omezeno. Údaje budou sděleny metodou, kterou si zvolí subjekt údajů, pokud je to možné, během 5 pracovních dnů od obdržení žádosti.

2.4. V případech stanovených zákonem mohou býtúdaje poskytovány třetím stranám, které mají statutární právo požadovat a obdržet takové údaje. Ve všech ostatních případech budou údaje sděleny třetím stranám pouze, pokud bude mít subjekt údajů příslušný souhlas.

2.5. Oprávněné osoby mohou přezkoumat na stránkách investiční společnosti všechny dokumenty týkající se databáze.

3. Údaje shromážděné v databázích

3.1. Investiční společnost může v databázi shromažďovat jakékoliv veřejně dostupné údaje nebo jakékoliv údaje dobrovolně předložené subjektem údajů. Od klientů mohou být požadovány pouze údaje nezbytné pro poskytnutí služby klientům anebo nezbytné pro výkon operací klientů.

3.2. Investiční společnost může shromažďovat a zpracovávat údaje klienta do rozsahu, který je nezbytný pro dosažení stanovených cílů (poskytování služeb) a takovým způsobem, který je určen pro konkrétní účel. Nepotřebné údaje budou smazány nebo zničeny. Použití údajů jakýmkoliv jiným způsobem, než je dohodnuto, je povoleno pouze se souhlasem subjektu údajů nebo dle podmínek stanovených zákonem.

3.3. Manažeři a zaměstnanci investiční společnosti musí registrovat a zachovat údaje a dokumenty spojené s poskytováním služeb, včetně:

a) dokumenty, které určují práva a povinnosti investiční společnosti a klientům nebo podmínky poskytování služby investiční společnosti klientům;

b) podrobnosti o nabízených službách a transakcích a jakákoliv komunikace mezi klienty a investiční společností, v rozsahu, který zajistí přehled o činnosti investiční společnosti v poskytování služeb.

3.4. Manažeři a zaměstnanci investiční společnosti musí registrovat a zachovat údaje o rozhodnutí týkajících se podnikání a řízení investiční společnosti a zachovat interní pravidla pro postup investiční společnosti.

3.5. Osoba jmenovaná správní radou investiční společnosti musí vést záznamy o dokumentech investiční společnosti a musí zorganizovat zachování a archivaci těchto dokumentů v souladu s podmínkami a postupy stanovenými interními pravidly (včetně doby archivace).

3.6. Investiční společnost musí zachovat údaje alespoň po dobu 5 let, ledaže jsou jiné podmínky pro uchování údajů a dokumentů stanovené zákonem , nebo Financial Services Authority nebo interními předpisy investiční společnosti nebo řídícími orgány investiční společnosti.

3.7. Dohoda o založení účtu a/nebo podmínky poskytování služby investiční společnosti musí být zachovány alespoň tak dlouho, dokud jsou smluvní nebo právní vztahy spojené s poskytováním investičních služeb nebo doplňkových investičních služeb klientovi platné, ledaže je delší termín stanoven zákonem.

4. EMIR ohlašování

4.1 Investiční společnost je předmětem ohlašovací povinnosti dle bodu 9 EMIR a delegovala určité funkce ohlašování třetí straně. Smluvní strany se zavazují přijmout všechna nezbytná opatření, aby umožnila druhé straně splňovat ohlašovací povinnost.

4.2 Smluvní strany tímto výslovně souhlasí s přenosem informací v rozsahu povinném pro splnění ohlašovací povinnosti v souladu s bodem 9 EMIR. Takový přenos informací bude zahrnovat zveřejnění transakčních údajů, včetně údajů z portfolia, hodnoty stanovené pro transakci, kolaterálu a identity stran. Informace budou sděleny obchodnímu depositáři, European Securities and Markets Authority (“ESMA”), anebo budou delegovány zpracovateli třetí strany. Obchodní depozitář nebo ESMA mohou předat tyto informace vnitrostátním dozorčím orgánům v zemích, kde mají zákony na ochranu osobních údajů jinou ochranu, než ve VB.

4.3 Investiční společnost nebude odpovědná vůči klientovi za selhání investiční společnosti nebo zpracovatele třetí strany při ohlašování transakcí v souladu s EMIR.

4.4 Klient musí investiční společnost neprodleně informovat o příslušných clearingových požadavcích na transakce. Pokud dojde k jakékoliv změně v clearingových požadavcích, klient musí investiční společnosti neprodleně poskytnout písemné upozornění o takové změně.